Cuanto más tiempo dedicamos a hacer una tarea, más compleja se vuelve y más difícil es acabarla
Qué es y en qué consiste
La ley de Parkinson (1957) establece que el trabajo se expande hasta llenar el tiempo del cual disponemos para su realización.
Pongamos un ejemplo: supongamos que la ejecución de una tarea se estima en cuatro días. Ahora pongamos el caso de que podría hacer en la mitad de tiempo, dos días, y que la tarea está sobreestimada. Si se cumple la ley Parkinson, la ejecución de esta tarea se extenderá hasta los cuatro días.
Como ilustra el proverbio inglés: “El hombre más ocupado es el que tiene tiempo de sobra”.
Fue enunciada por primera vez en un ensayo satírico escrito para la revista “The Economist” en 1955 por el historiador naval británico Cyril Northcote Parkinson, quien luego escribiera un libro titulado La Ley de Parkinson: la búsqueda del progreso. Su historia en el ensayo habla sobre una mujer cuya única tarea del día era enviar una postal.
Como tiene todo el día para hacer esta tarea, dedica una hora a buscar la tarjeta, media hora a buscar sus lentes, 90 minutos a escribir la tarjeta, y así sucesivamente hasta que ocupa todo el día.
Parkinson (1957) nos hace esta representación brillante de su primera ley:
Una anciana ociosa puede perder todo el día en la tarea de redactar y echar al correo una tarjeta postal para su sobrina. Se pasará una hora buscando la postal, otra buscando sus gafas, media hora buscando la dirección, hora y cuarto en la redacción del texto y veinte minutos en decidir si llevar o no el paraguas para ir hasta el buzón de la calle de al lado. El esfuerzo total que a un hombre ocupado le llevaría tres minutos, puede así dejar a otra persona postrada tras una jornada de dudas, angustias y esfuerzo.
Su historia tiene como objetivo explicar cómo el trabajo se expande hasta ocupar todo el tiempo que se le asignó. Si bien el ejemplo de Parkinson puede parecer extremo, la realidad es que todos lo hemos experimentado de alguna manera.
En resumen, esto quiere decir que si dispones de un día para realizar una tarea, vas a emplear un día en hacerla. Sin embargo, si dispones de un mes, tardarás un mes. Parkinson también afirmó que cuanto más tiempo dedicamos a hacer una tarea, más compleja se vuelve y más difícil es acabarla. Si tenemos mucho tiempo por delante, nos fijamos mucho más en los detalles y tendemos a divagar, intentando cubrir hasta los aspectos mínimos de la tarea. En cambio, si disponemos del tiempo justo, “vamos al grano”, sin darle tantas vueltas al asunto.
Cada día tenemos muchos ejemplos de la vigencia de esta ley. De los estudiantes que disponen de todo el trimestre para estudiar y acaban haciéndolo la noche antes del examen; cuando debemos entregar una tarea en el trabajo y acabamos posponiéndola hasta un par de horas antes del deadline y durante ese periodo de tiempo hacemos too lo que no habíamos hecho.
¿Cuál es el aprendizaje de esta ley? Que estos patrones de conducta nos hacen perder mucho el tiempo y nos generan ineficiencia.
Desde su formulación, se ha verificado la validez de la Ley de Parkinson con el objetivo de crear nuevas metodologías de trabajo y gestión del tiempo para lograr mayor eficiencia.
Consejos para combatirla y aumentar la productividad
- Crear un planning de trabajo muy específico y estratégico. Puedes utilizar la metodología SMART de fijación de objetivos que te ayudará a establecer una meta macro y dividir el trabajo en subtareas.
- Establece un tiempo límite para cada tarea. Calcula el tiempo que necesitas para establecer plazos realistas.
- Prueba herramientas de gestión del tiempo, como la técnica Pomodora que consiste en fijar sesiones de tiempo para trabajo concentrado separadas por descansos breves y frecuentes. Por ejemplo, dedicarle 25 minutos a la tarea con foco y descansar 5 minutos. Repetir en bloques de 4 veces.
- Realizar seguimiento de los avances y bloqueos. Lo que no se mide no se puede mejorar.
- Cuando comprendes qué es la Ley de Parkinson, cómo funciona y logras identificar cómo te está afectando en tu día a día, puedes usarla a tu favor. Si pones en marcha un planning estratégico, priorizas tareas importantes y fijas plazos realistas, podrás abordar más tareas en menos tiempo y así conciliar el trabajo de la vida personal y tener más equilibrio.
El tiempo es un tesoro que se encuentra cuando ponemos empeño en buscarlo.